Digitale Personalabteilung 2026

HR-Prozesse effizient gestalten, digitale Personalakte einführen und KI sinnvoll nutzen

Praxiserprobte Checklisten und Tools
Kompaktwissen an einem Tag
Exzellente Referentin
Offiziell zertifiziert nach ISO 9001 & ISO 21001!

Termin

Format

Online-Seminar

Gebühr

Ab 1.260,00 € zzgl. MwSt.
Leistungen & Ablauf

Angebot anfordern Angebot anfordern

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Ab 1.260,00 € zzgl. MwSt.
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Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.

Ihre Referentin

Heike Höf-Bausenwein

Leitung CEO, HR-Beraterin, Transformations-Expertin,
Institut für Humanbewegung, Obertshausen

Diplom-Politologin, Trainerin und Beraterin mit über 25 Jahren Erfahrung im Personalmanagement. Ihre…

Das erwartet Sie

Das Wichtigste zum Personalaktenrecht
Personalstrategien und Veränderung der Personalprozesse bei einer digitalen Personalakte und Signaturen
Notwendige Vorarbeiten & Anforderungen an Projekt und Beteiligte definieren
Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows
Aufbewahrungsfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte
Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung

Wer sollte teilnehmen

Dieses Seminar richtet sich insbesondere an folgende Fach- und Führungskräfte:

Personalleiter*innen und HR-Fachkräfte
Verantwortliche für BGM, BEM oder Digitalisierung
Betriebs und Personalratsmitglieder
IT-Fachleute und Datenschutzbeauftragte im HR-Umfeld

sowie Fach- und Führungskräfte, die den Einsatz moderner Technologien in der Personalarbeit vorantreiben und rechtssicher gestalten wollen.

Ziel der Veranstaltung

Erfahren Sie, wie Sie Ihre Personalabteilung rechtssicher digitalisieren: von der digitalen Personalakte über datenschutzkonforme Aufbewahrung bis hin zur Einbindung von Workflows und KI. Das Seminar vermittelt rechtliche Grundlagen, zeigt Praxisbeispiele und bietet konkrete Anregungen zur Umsetzung.

Ziel ist es, Teilnehmer*innen praxisnah auf die digitale Transformation der Personalabteilung vorzubereiten. Sie erhalten Fachwissen über rechtliche Rahmenbedingungen, notwendige Vorbereitungen und organisatorische sowie technische Anforderungen zur Digitalisierung insbesondere der digitalen Personalakte. Anhand von Praxisbeispielen lernen Sie bewährte Tools und Methoden kennen.

Doppelte Datenhaltung, Signaturen, Textform, Papierflut, unübersichtliche Prozesse: Die Herausforderungen in der Personalverwaltung sind zahlreich. Die Digitalisierung bietet enorme Chancen, Personalprozesse effizient, transparent und rechtskonform zu gestalten - und mit KI zukunftsfähig zu machen.

Nach dem Seminar sind die Teilnehmer*innen in der Lage, die Einführung einer digitalen Personalakte fachlich zu begleiten, strategisch zu planen und rechtssicher umzusetzen.

Ihr Nutzen

Sie erhalten Rechtssicherheit bei der Umsetzung digitaler Personalakten und lernen die relevanten Datenschutzanforderungen kennen.
Sie profitieren von praxiserprobtem Know-how, um HR-Prozesse effizient zu digitalisieren.
Sie gewinnen Klarheit über Aufbau, Struktur und die erfolgreiche Integration in bestehende Workflows.
Sie kennen die wichtigsten Softwarelösungen sowie Auswahlkriterien und Anforderungen an Anbieter.
Sie erfahren, wie KI Ihre HR-Arbeit unterstützt - ergänzt durch nützliche Tools und Checklisten für die Praxis.

Programm

09:00 - 17:00 Uhr

Grundlagen des Personalaktenrecht

Datenschutzrechtliche Grundlagen (DSGVO, BDSG-neu)
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO)
Transparenz, Erforderlichkeit, Zweckbindung und Zulässigkeit
Personalaktenwahrheit und Vollständigkeit

Notwendige Vorarbeiten und Anforderungen an das Projekt und Beteiligte definieren

Projektaufbau: Phasen, Verantwortlichkeiten und Rollen
Beteiligung von Datenschutz, Betriebsrat, IT, OE und anderen Bereichen
Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts oder eigene Anpassung an System- und Softwaregrundlagen
Planung der Schulungen und des Change-Managements

Aufbau und Strukturen der Bestandsakten inklusive Workflows

Struktur und Gliederung der digitalen Akte in Abgrenzung zu Sachakten
Unterschied von Beamten- und Beschäftigtenakten
Integration von Workflows (z.B. Urlaub, Krankheit, Abmahnung)
Scannen und Ablage mit KI oder ohne

Aufbewahrfristen, Datenschutz und Einsichtsrechte

Gesetzliche Fristen nach HGB, AO, SGB & DSGVO
Löschkonzepte und automatisierte Datenlöschung
Einsichtsrechte nach Rollen und Notwendigkeit
Anforderungen an revisionssichere Archivierung (GoBD)

Mitbestimmung, Auswahl der Anbieter und die papierlose Verwaltung

Beteiligungsrechte des Betriebs- und Personalrats
Auswahlkriterien und Anbieter von Softwarelösungen
Anforderungen an Systemarchitektur & Schnittstellen
Vorteile der papierlosen Verwaltung & KI-gestützte HR-Prozesse
DSGVO & BDSG: Was ist erlaubt, was ist Pflicht?

Datenschutzrechtliche Grundlagen (DSGVO, BDSG-neu)
Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung (Art. 6 DSGVO)
Transparenz, Erforderlichkeit, Zweckbindung und Zulässigkeit
Personalaktenwahrheit und Vollständigkeit

Projektaufbau: Phasen, Verantwortlichkeiten und Rollen
Beteiligung von Datenschutz, Betriebsrat, IT, OE und anderen Bereichen
Erstellung eines Lasten- und Pflichtenhefts oder eigene Anpassung an System- und Softwaregrundlagen
Planung der Schulungen und des Change-Managements

Struktur und Gliederung der digitalen Akte in Abgrenzung zu Sachakten
Unterschied von Beamten- und Beschäftigtenakten
Integration von Workflows (z.B. Urlaub, Krankheit, Abmahnung)
Scannen und Ablage mit KI oder ohne

Gesetzliche Fristen nach HGB, AO, SGB & DSGVO
Löschkonzepte und automatisierte Datenlöschung
Einsichtsrechte nach Rollen und Notwendigkeit
Anforderungen an revisionssichere Archivierung (GoBD)

Beteiligungsrechte des Betriebs- und Personalrats
Auswahlkriterien und Anbieter von Softwarelösungen
Anforderungen an Systemarchitektur & Schnittstellen
Vorteile der papierlosen Verwaltung & KI-gestützte HR-Prozesse
DSGVO & BDSG: Was ist erlaubt, was ist Pflicht?

Downloads

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Prospekt

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Technikinformationen Online-Seminar

Hier erfahren Sie, wie die Online-Veranstaltungen ablaufen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Wir geben…

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Whitepaper " Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten"

Hier gelangen Sie zu unserem Whitepaper "Arbeitszeiterfassung rechtssicher gestalten".

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Whitepaper "Sexuelle Belästigung, Mobbing und Diskriminierung am Arbeitsplatz".

Hier gelangen Sie zu unserem Whitepaper "Sexuelle Belästigung, Mobbing und Diskriminierung am Arbeitsplatz".

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Whitepaper "Digitalisierung & KI in der Personalabteilung 2026"

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Technische Voraussetzungen

Für die Teilnahme an unseren Online-Veranstaltungen benötigen Sie eine stabile Internetverbindung. Für ein optimales Lernerlebnis empfehlen wir die Verwendung der Browser Microsoft Edge oder Google Chrome in der aktuellen Version. Zur Übertragung des Tons benötigen Sie ein Headset, Lautsprecher oder Telefon. Weitere Informationen finden Sie hier. Überprüfen Sie bitte vorab, ob Ihr Mikrofon beziehungsweise Ihr Headset und Ihre Kamera funktionsfähig sind. Bitte verwenden Sie keine VPN-Verbindung, da hier die Audioverbindung nicht gewährleistet werden kann.

Bei unseren Online-Weiterbildungen ist die Videokonferenz-Software Zoom in unseren Learning Space eingebunden. Sie haben keine Berechtigung für die Nutzung von ZOOM? Bitte kontaktieren Sie uns, wir bieten Ihnen gerne Alternativen für die Teilnahme an unseren Online-Weiterbildungen an.

Ihre Vorteile bei einer FORUM Institut Weiterbildung

Modernes Lernen mit der All-in-one-Weiterbildungsplattform beim FORUM Institut:
Bei unseren Online-Weiterbildungen lernen Sie im Learning Space, unserer holistischen Lernumgebung mit vielen Funktionalitäten. So wird Ihre Selbstwirksamkeit und nachhaltiges Lernen unterstützt.

Live und interaktiv lernen über unsere Weiterbildungsplattform "Learning Space"
Eine Plattform mit vielen Funktionen: Veranstaltungsraum, Chat, Agenda mit Unterlagen, Umfragen, Workshopräume u.v.m.
Komfortable Umfragen mit dem Umfragetool Slido
Chat "deluxe": Gruppenchat, 1:1 Chat
Zentraler Ablageort für Dokumente und Medien
Weitere Services und Apps stehen auf der Plattform zur Verfügung (Padlet, Mentimeter u.v.m.)
Didaktisch und technisch optimal aufeinander abgestimmtes Konzept
Hohe Interaktivität mit viel Raum für Ihre Fragen
Durchgehende Betreuung während der Veranstaltung für einen optimalen Lernerfolg
Gratis PreMeeting, um technisch perfekt in Ihre Weiterbildung zu starten

Technikcheck mit gratis PreMeeting

Sie können kostenlos an einem unserer PreMeetings teilnehmen und unseren Learning Space kennenlernen. Eine Buchung ist nicht erforderlich. Termine zu unseren PreMeetings finden Sie in Ihrem Kundenportal. Klicken Sie im Kundenportal beim PreMeeting auf den grünen "Teilnehmen"-Button und Sie werden direkt zum Learning Space weitergeleitet.

Ein PreMeeting bietet die Möglichkeit, unseren Learning Space besser kennen zu lernen und technisch perfekt in Ihre Online-Weiterbildung zu starten. Es ist ein unverbindliches Angebot für alle Kund*innen und keine Voraussetzung für Ihre Teilnahme. Sollte kein Termin eines PreMeetings für Sie passen, Sie jedoch einen Technik-Check vorab wünschen, sprechen Sie uns gerne an.

Zugang und Ablauf der Online-Veranstaltungen

Nach der Anmeldung zu einer Veranstaltung erhalten Sie von uns die Zugangsdaten zu Ihrem Kundenportal. Sie können sich hier mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort in das Kundenportal einloggen. Bitte stellen Sie vor dem Veranstaltungstag sicher, dass Sie Zugang zum Kundenportal haben.

In Ihrem Kundenportal finden Sie alle wichtigen/weiteren Informationen und persönlichen Dokumente. Von dort starten Sie auch Ihre Online-Seminare. Sollten Sie noch keinen Zugang zum Kundenportal haben, können Sie sich bequem hier registrieren.

Am Veranstaltungstag starten Sie Ihre Online-Weiterbildung im Kundenportal in der jeweiligen Veranstaltung mit dem Button "Teilnehmen" und Sie werden direkt zum Learning Space weitergeleitet.

Weitere Informationen zu unseren Online-Veranstaltungen finden Sie hier.

Das zeichnet diese Veranstaltung aus

Live und interaktiv!

Inhouse-Angebote - Präsenz und Online

Dieses Seminar führen wir auch exklusiv für Ihr Unternehmen durch - individuell zugeschnitten auf Ihre Anforderungen, terminlich flexibel und wahlweise als Präsenz- oder Online-Format. Sprechen Sie uns an und wir erstellen Ihnen ein massgeschneidertes Angebot.

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Inhouse

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Ihre Kontaktperson

Wir beraten Sie gerne persönlich und individuell.

Unser Weiterbildungsangebot ist umfangreich. Ihre Anforderungen unseren Angeboten gegenüber zu stellen, machen wir gerne persönlich. Lassen Sie sich von unseren Weiterbildungsexpert*innen beraten und kontaktieren Sie uns noch heute.

Daniyel Demir
Stellv. Bereichsleiter Strategie, Organisation und Personalwirtschaft
+49 6221 500-822
d.demir@forum-institut.de